ECDL.web - ECDL Tudástár

Word 2000 - Körlevélkészítés, borítékcímzés

A ECDL.web wikiből

Tartalomjegyzék

[szerkesztés] Körlevél készítése

A kördokumentum funkciót akkor használjuk, ha nagy számú, egymástól csak néhány szóban különböző dokumentumokat szeretnénk gyorsan és hatékonyan készíteni. Körlevelek készítésekor két dokumentumot kell szerkesztenünk: a törzsdokumentum tartalmazza az állandó szöveget, amely minden levélben azonos, és a változók neveit (a mezőneveket), az adatforrás dokumentum pedig táblázatban tartalmazza a változó adatokat. A Word ebből a két dokumentumfájlból automatikusan létrehozza a körleveleket.

[szerkesztés] Törzsdokumentum létrehozása

Az Eszközök menüben kattintsunk a Körlevél parancsra. Kattintsunk a Létrehozás gombra, majd a Formalevelek parancsra, aztán pedig az Aktív ablak gombra. Ekkor az aktív dokumentum lesz a törzsdokumentum. (Ha új törzsdokumentumot szeretnénk létrehozni, válasszuk az Új törzsdokumentum parancsot.) A Szerkesztés gombra kattintva visszatérhetünk a törzsdokumentumhoz, és elkezdhetjük annak szerkesztését. A törzsdokumentumba írjuk be azt a szöveget, amelyet minden űrlaplevélen meg szeretnénk jeleníteni.

Image:word2kkorlevel.png

[szerkesztés] Adatforrás létrehozása és szerkesztése

Az Eszközök menüben kattintsunk a Körlevél parancsra. Ezután kattintsunk az Adatforrás - Adatok gombra. Amennyiben új név- és címlistát szeretnénk létrehozni a Word-ben, kattintsunk az Adatforrás létrehozása lehetőségre, majd készítsük el az adatrekordokat. Ha egy adatbázisban vagy egyéb listában meglévő név- és címlistát szeretnénk használni a Word dokumentumban vagy munkalapon, kattintsunk az Adatforrás megnyitása parancsra. Ha egy elektronikus levelezőprogramunk címjegyzékének címeit szeretnénk használni, kattintsunk a Címjegyzék használata parancsra.

[szerkesztés] Adatmezők elhelyezése a törzsdokumentumban

Kattintsunk arra a helyre, ahová nevet, címet vagy egyéb olyan adatot szeretnénk beszúrni, amely minden levélben változik. A Körlevél eszköztáron kattintsunk az Adatmező beszúrása gombra, majd az adatnak megfelelő mező nevére.
A változó adatokat tartalmazó mezők <<mezőnévvel>> jelennek meg a dokumentumban.
A mezők közötti írásjelet vagy szóközt mindig a mezőt jelző karaktereken (<< >>) kívülre írjuk.
Ha formázni szeretnénk az egyesített adatokat, például, ha egy nevet félkövérré akarunk tenni, kattintsunk a mezőre, majd alkalmazzuk a kívánt formátumokat.

Miután elkészültünk a törzsdokumentummal, és beszúrtunk minden egyesítésmezőt, az Eszközök - Körlevél - Egyesítés gombra kattintva egyesíthetjük a törzsdokumentumot és az adatforrást. Az egyesített dokumentum lehet új dokumentum, de a küldés célja lehet a nyomtató is (kinyomtatás előtt természetesen megtekinthetjük az űrlapleveleket.), vagy az elektronikus levelező program. Ha az űrlaplevelet csak a kiválasztott címzetteknek szeretnénk elküldeni, kattintsunk a Lekérdezési feltételek gombra, majd adjunk meg feltételeket az adatrekordok kiválogatásához. Ezután kattintsunk az Egyesítés gombra.

[szerkesztés] Borítékcímzés

Borítékok címzésénél gyakori eljárás a levélcímkék (etikettek) nyomtatása, amelyek azután ráragaszthatók a borítékra.
Boríték és levélcímke készítése kördokumentumhoz - Az etikettek készítése hasonlít a körlevélnél leírtakhoz: létre kell hoznunk egy törzsdokumentumot, de itt a törzsdokumentum típusa levélcímke lesz. Az adatforrás pedig szintén lehet új dokumentum, de megnyithatunk már létező dokumentumot vagy adatbázist is (amely azonos lehet azzal, amely a körlevél adatait, pl. cím, tartalmazza). Ha a törzsdokumentum típusának borítékot választunk, közvetlenül a szabványos boríték felületére nyomtathatunk.
Egyszerű boríték és címke - természetesen nem csak körlevélhez hozhatunk létre borítékot és levélcímkét. Ha egyszerű borítékot szeretnénk, válasszuk az Eszközök menü(Boríték és címke parancsot. Itt adhatjuk meg a borítékon vagy címkén megjelenő adatokat, a Beállítások gombra, majd a Boríték beállításai fülre kattintva a boríték méretének, a címzés helyzetének és alapértelmezés szerinti formázásának megadására van lehetőségünk. Ha a címke beállításait szeretnénk megváltoztatni, szintén kattintsunk a Beállítások gombra, majd kattintsunk a Részletek gombra.

[szerkesztés] Lásd még

Microsoft Office - Szövegfeldolgozási, szövegszerkesztési alapelvek - A Word munkakörnyezet - Szöveg kijelölése - Keresés, csere - Karakterformázás - Automatikus javítás, nyelvi eszközök - Nyomtatás, oldalbeállítás - Bekezdésformázás - Tabulátorok - Táblázatok - Szimbólumok, dátum, WordArt beszúrása - Rajzolás - Élőfej és élőláb - Töréspontok, hasábok - Stílusok - Tartalomjegyzék és tárgymutató - Testreszabás - Export, import, csatolás - Több dokumentum összevonása

Nézetek
Személyes eszközök